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Einfach auf die E-Rechnung umsteigen

06

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01

2025

Seit dem 1. Januar müssen alle Unternehmen im Geschäftsverkehr E-Rechnungen empfangen können. Aber längst nicht alle können das, wie eine Studie nahelegt. Dabei ist der Umstieg nicht schwer, wenn man zum Beispiel Zajadacz fragt.

 

Es gibt keine Übergangsfrist: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen von ihren Geschäftspartnern E-Rechnungen empfangen können. Die Vorteile einer digitalen Rechnung sind offensichtlich: Man braucht kein Papier, keinen Briefumschlag, keine Briefmarke und die Buchhaltung wird deutlicheffizienter.

 

Dennoch konnte im Frühling 2024 weniger als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland (45 Prozent) Rechnungen als E-Rechnung empfangen. Das zeigt eine repräsentative Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland befragt wurden. Befragt wurden die Unternehmen von der Kalenderwoche 16 bis zur Kalenderwoche 23 desvergangenen Jahres. Die Pressemeldung über die Studie erschien erst Anfang Dezember.

 

Dass sich seit der Befragung viel geändert hat, ist unwahrscheinlich. Die Gründe für die Zurückhaltung der Unternehmen hat Bitkom nicht erforschen lassen, aber viele werden durch die Berichte verunsichert worden sein. Da wird bis heute von maschinenlesbar und besonders strukturierten Speicherformaten gesprochen, von Aufwand und der Implementierung von Prozessen.

 

Mit der ZUGFerd-Rechnung von Zajadacz wird der Wechsel einfach

 

Dabei ist die Technik einfach zu verstehen: Eine Textdatei im xml-Format ist die Basis einer E-Rechnung. Darin findet man alle Daten, die auch in einer Papier- oder PDF-Rechnung stehen. Damit das überall gleichfunktioniert, sind die Daten nach der Europäischen Norm EN 16931 geordnet. Auch die „XRechnung“, die von öffentlichen Auftraggebern in Bund, Ländern und Kommunen verlangt wird, arbeitet auf dieser Basis.

 

Sehr beruhigend: Auch das Rechnungsformat „ZUGFeRD“ arbeitet mit xml gemäß EN 16931. Hier wird die xml-Datei in eine PDF-Datei eingebettet, die ganz genauso aussieht wie eine herkömmliche Rechnung!

 

Wer per E-Mail eine PDF-ZUGFeRD-Rechnung erhält, kann damit genauso arbeiten wie früher, die Rechnung also ausdrucken und abheften. Oder aber moderner und besser: Man benutzt zum Beispiel seine Handwerkssoftware und liest die Rechnung ein. Die Vorteile werden dann buchstäblich sofort sichtbar.

 

Eine schnelle Übersicht zeigt, dass aktuell die Softwares aller wichtigen Anbieter die elektronische Rechnung und ZUGFeRD beherrschen. Zajadacz kann es auch: Wer noch nicht auf die elektronische Rechnung umgestellt hat, kann seine Ansprechpartner jederzeit kontaktieren.

Bild: pixabay.com

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